Khi đại dịch Covid-19 xảy ra, nhiều công ty chuyển sang triển khai hình thức làm việc từ xa, nhằm tránh sự lây lan của dịch bệnh. 

Vì vậy, hình thức làm việc này đã trở nên phổ biến trên toàn cầu cho đến hiện nay. Vậy làm việc từ xa có đặc điểm gì? Và làm sao để làm việc từ xa hiệu quả?

Hãy cùng Mintoku Work kiểm tra trong bài viết nhé!

Các công ty lớn của Nhật vẫn duy trì hình thức làm việc từ xa

Làm việc từ xa (在宅勤務) là gì?

Làm việc từ xa (在宅勤務) đề cập đến phong cách làm việc tại nhà hoặc bất cứ đâu, thay vì đến văn phòng. Một số người làm việc tại nhà toàn thời gian, trong khi một số khác chỉ làm việc từ xa trong một khoảng thời gian cố định trong ngày hoặc vài ngày trong tuần.

Đặc điểm của công việc làm từ xa

• Có thể thao tác trên máy tính và điện thoại di động, thông qua Internet. 
• Không cần mất thời gian chuẩn bị, di chuyển đến văn phòng.
• Tùy theo quy định của mỗi công ty, giờ giấc có thể linh hoạt miễn đảm bảo hiệu quả công việc.
• Giao tiếp với khách hàng, đối tác hoặc đồng nghiệp bằng hình thức online, giúp tiết kiệm thời gian và giảm gánh nặng tinh thần cho nhân viên.

Các công ty Nhật triển khai hình thức làm việc từ xa như thế nào?

Trước đại dịch Covid, hình thức làm việc từ xa không phổ biến ở Nhật. Mặt khác, sau đại dịch, có nhiều thay đổi trong quy định về địa điểm làm việc của các công ty.

Tính đến tháng 01/2024, tỷ lệ triển khai hình thức làm việc từ xa đã giảm xuống còn 14,8%. Sự suy giảm đáng chú ý nhất ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ (với quy mô nhân sự dưới 100 người).

Đối với các công ty có từ 101 – 1.000 nhân viên, tỷ lệ giảm tương đối ít. Nhưng các công ty lớn có 1.001 nhân viên trở lên, đang cho thấy sự tăng cường triển khai hình thức làm việc từ xa. Tỷ lệ gia tăng là từ 22,7% lên 29,4%.

Làm việc từ xa hạn chế cơ hội giao tiếp trực tiếp

Nguyên nhân khiến một số công ty bãi bỏ hình thức làm việc từ xa

• Giao tiếp khó khăn: Nhiều người lo ngại việc giao tiếp online có thể gây hiểu lầm vì khó quan sát biểu cảm của đối phương, dẫn đến mất tinh thần làm việc nhóm và gây chậm trễ trong công việc.
• Dịch bệnh đã được đẩy lùi: Ngay từ đầu, mục tiêu triển khai hình thức làm việc từ xa của nhiều công ty là ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh. Do đó, khi cuộc sống ổn định, họ muốn cho nhân viên quay lại hình thức làm việc tại văn phòng.

Cách làm việc từ xa hiệu quả

• • Quản lý thời gian: Khi làm việc từ xa, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy mình có nhiều thời gian hơn cho bản thân. Nhưng hãy tận dụng vốn thời gian rảnh một cách hiệu quả (ví dụ: cải thiện kỹ năng, tập thể dục,…).
  • Kỷ luật: Nên học cách sắp xếp lịch trình làm việc hợp lý nhằm đảm bảo tiến độ công việc, tránh tình trạng quỹ thời gian tăng lên nhưng lượng công việc bị trì hoãn ngày càng nhiều do mức độ tự do cao và không có ai giám sát bạn.
  • Tăng cường giao tiếp: Cơ hội giao tiếp khi làm việc online có thể bị hạn chế, khiến bạn cảm thấy cô độc hoặc stress. Vì vậy, bạn nên dành thời gian giao lưu nhiều hơn với bạn bè, người thân, hoặc đồng nghiệp.
  • Luôn học hỏi và thích nghi: Bởi vì nhiều công ty chủ trương sử dụng công cụ quản lý tác vụ mới như Trello, Asana,… và app trò chuyện như Slack, Chatwork,… để tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất, nên việc học hỏi, thích nghi nhanh chóng là điều rất quan trọng ở nhân viên.

Top 5 công việc làm từ xa hấp dẫn

Thiết kế web (Webデザイナー)

Công việc thiết kế web yêu cầu khả năng sử dụng thành thạo phần mềm như Illustrator, Photoshop, Figma, Adobe XD,… để tạo logo, ảnh minh họa, website,… theo yêu cầu và mục đích quảng bá của các công ty.

Đặc điểm của công việc này thiên về kỹ năng và báo cáo kết quả kịp thời, nên địa điểm làm việc không phải vấn đề lớn.

Nhà thiết kế web có thể làm việc online

Marketing (マーケター)

Những nhân viên Marketing thường đảm nhiệm các nhiệm vụ đa dạng như nghiên cứu thị trường, phát triển chiến lược tiếp thị, nâng cao độ nhận diện của cửa hàng trên sàn thương mại điện tử hay website,… 

Mục đích của người làm Marketing là thu hút người tiêu dùng và tăng lượt chuyển đổi mua hàng, đồng thời, không ngừng cải thiện hiệu quả tiếp thị, bằng việc phân tích dữ liệu.

Các nhiệm vụ trên hoàn toàn có thể thực hiện online. Đó là lý do nhiều cơ hội đang mở ra ở vị trí này và cho phép làm từ xa.

Kỹ sư IT và lập trình viên (ITエンジニア・プログラマー)

Mặc dù không phải tất cả, nhưng nhiều công việc trong ngành IT phù hợp để làm việc từ xa. Đó là những công việc không yêu cầu tiếp xúc phần cứng hoặc làm nhiệm vụ vật lý nhiều, ví dụ: quản lý dự án, lập trình viên, sales kỹ thuật,…

Chăm sóc khách hàng (カスタマーサポート)

Một trong những lý do khiến công việc này trở nên hấp dẫn với những ai mong muốn làm từ xa, là việc giao tiếp, hỗ trợ qua điện thoại rất phổ biến.

Ngay cả người không có kinh nghiệm, cũng có thể tư vấn và giúp đỡ khách hàng. Nhưng nhìn chung, cần hiểu đúng về sản phẩm, dịch vụ của công ty, và nắm rõ quy trình giải quyết khiếu nại.

Nhân sự (人事)

Trong và sau đại dịch Covid, hình thức làm việc từ xa vẫn đang được một số công ty lớn triển khai.

Do đó, một số nhân viên nhân sự, cũng dần chuyển sang quy trình phỏng vấn, onboarding online (cho phép nhiều người cùng tham gia), đồng thời, lưu trữ dữ liệu cá nhân dưới dạng PDF, phổ biến việc sử dụng chữ ký điện tử hơn,…

Lời kết

Hiện nay, hầu như chỉ các công ty lớn của Nhật mới triển khai hình thức làm việc từ xa. Đây được xem như đặc quyền, thúc đẩy sự cân bằng cuộc sống và công việc của nhân viên.

Tùy vào đặc điểm công việc, hình thức làm việc từ xa có thể đảm bảo tiến độ hiệu quả, nhưng cũng hạn chế giao tiếp và suy giảm tinh thần làm việc nhóm.