Nhiều người thắc mắc trình độ kỹ năng cần thiết để đảm nhiệm các vị trí tại văn phòng.

Tất nhiên, điều này còn tùy vào đặc thù của mỗi công việc. Nhưng những kỹ năng tin học cơ bản mà bất kỳ ai cũng nên biết có thể kể đến như soạn thảo văn bản đơn giản, gửi email, sử dụng các phần mềm Microsoft Office,…

Trong bài viết lần này, Mintoku Work sẽ giải thích cụ thể yêu cầu về kỹ năng tin học văn phòng cơ bản cũng như cách tự nâng cao trình độ.

Kỹ năng tin học văn phòng cơ bản rất quan trọng

Kỹ năng tin học văn phòng cơ bản là gì?

Trên các bản tin tuyển dụng, chúng ta thường thấy yêu cầu “kỹ năng tin học cơ bản”. Vậy kỹ năng tin học cơ bản là gì? Hiểu một cách đơn giản, đó là khả năng sử dụng thành thạo 3 phần mềm Word, Excel, PowerPoint.

Hầu như bất kỳ vị trí công việc văn phòng nào (như sales, nhân sự, Marketing,…) đều cần tạo và quản lý tài liệu. Để đánh giá mức độ thành thạo tin học của ứng viên, nhà tuyển dụng thường quan tâm đến việc:

Đối với Word:

• Bạn có thể gõ phím nhanh mà không cần nhìn bàn phím không?
• Bạn có biết giải nén tập tin, sử dụng phím tắt, quản lý thư mục không?

Đối với Excel:

• Bạn có thể tạo đồ thị và biểu đồ không?
• Bạn biết cách nhập dữ liệu, tạo bảng, thực hiện các phép tính số học không?
• Bạn biết sử dụng các hàm đơn giản như SUM hoặc các hàm phức tạp hơn như VLOOKUP không?

Đối với PowerPoint:

• Bạn sử dụng mẫu slide như thế nào?
• Bạn có thể tạo biểu đồ, đồ thị, chỉnh sửa giao diện hình ảnh và văn bản được chèn vào, và biết sử dụng các emoji mới lạ không?

Bí quyết nâng cao trình độ kỹ năng tin học cơ bản

Đánh giá đúng trình độ tin học của bản thân

Trước tiên, để cải thiện kỹ năng tin học, bạn cần xác định rõ mình đang ở cấp độ nào. Hãy tham khảo tiêu chuẩn đánh giá từ công ty cũng như các nguồn đáng tin cậy trên Internet, và tự đánh giá xem khả năng thực hiện các thao tác cơ bản, số lượng và chất lượng từ kết quả công việc.

Nếu có cơ hội, đừng bỏ qua việc tham gia bài thi/kiểm tra thực tế hoặc khảo sát do công ty tổ chức, và tham gia kỳ thi lấy chứng chỉ tin học văn phòng phổ biến ở Nhật như:

• MOS (マイクロソフトオフィススペシャリスト)
• Bài kiểm tra trình độ máy tính Nissho (日商PC検定)
• VBA Expert (VBAエキスパート)

Trình bày kỹ năng trên CV/Entry Sheet

Xác định các kỹ năng tin học cần thiết cho công việc

Tùy mỗi vị trí, bạn có thể cần mức độ kỹ năng tin học khác nhau nhằm tối ưu hóa quá trình làm việc.

Một số kỹ năng có thể không quá quan trọng trong công việc của bạn, nhưng một số kỹ năng bị thiếu sẽ gây ra vấn đề hiệu suất lớn. 

Ví dụ: Đối với nhân viên bán hàng, kỹ năng sử dụng Excel để tính toán số liệu, lập bảng biểu, đồ thị gần như luôn cần thiết. Nhưng nếu bạn không giỏi thiết kế poster, thì cũng không cần quá lo lắng sẽ bị nhà tuyển dụng đánh giá thấp.

Sau khi xác định rõ yêu cầu công việc, hãy chọn ra những kỹ năng mà bạn cần cải thiện, đồng thời, lược bỏ bớt những kỹ năng không cần thiết ra khỏi kế hoạch học tập.

Tham gia khóa đào tạo trực tiếp/trực tuyến của công ty

Nhiều công ty cung cấp khóa đào tạo OJT cho nhân viên mới gia nhập, không chỉ hỗ trợ nâng cao kỹ năng chuyên môn mà cả kỹ năng tin học văn phòng cơ bản, thông qua quá trình làm việc thực tế, nhằm thúc đẩy khả năng thích nghi nhanh chóng.

Mặt khác, một số công ty tạo điều kiện học tập, cải thiện kỹ năng cho những nhân viên muốn chuyển từ trình độ trung cấp lên nâng cao, hoặc những nhân viên muốn tích lũy thêm kỹ năng cần thiết để cải thiện hiệu suất công việc.

Chính sách này thường nằm trong các gói phúc lợi mà bạn có thể tìm hiểu trên bản tin tuyển dụng hoặc đặt câu hỏi tại buổi phỏng vấn.

Tham gia chương trình đào tạo nghề

Chương trình đào tạo nghề do Hello Work cung cấp nhằm giúp người lao động có cơ hội tham gia khóa học miễn phí để thi lấy bằng cấp, chứng chỉ mà họ mong muốn và nâng cao năng lực cạnh tranh, tăng tỷ lệ đậu công việc mơ ước thành công.

Có rất nhiều khóa học liên quan đến máy tính, chứng chỉ IT, rất phù hợp cho những bạn đang lo lắng về việc tự học. 

Dưới đây là một số khóa học mà Mintoku Work gợi ý bạn nên tham gia:

• Kiến thức cơ bản về máy tính + kỹ năng số (パソコン＋デジタルリテラシー基礎科)
• Khóa đào tạo nguồn nhân lực CNTT (基礎から学べる！ＩＴ人材養成科)
• Hướng tới ngành CNTT thông qua chương trình đào tạo thực tế (実用的な訓練でＩＴ業界を目指す！　プログラマー養成科)

Có nhiều khóa học trực tuyến về máy tính

Tự học qua sách và Internet

Tự tìm hiểu kiến thức qua sách hoặc Internet là phương pháp dễ dàng và phù hợp nhất cho những người bận rộn, bởi vì bạn có thể sắp xếp được thời gian học tập linh hoạt và tiến bộ theo tốc độ của riêng mình.

Trong những năm gần đây, ngày càng có nhiều sách về kỹ năng máy tính được xuất bản, nên sẽ có rất nhiều nguồn tài liệu hướng dẫn cho mọi cấp độ kỹ năng để bạn lựa chọn.

Ngoài ra, Internet cũng là một nguồn tư liệu miễn phí, được khuyến khích cho những ai muốn học kỹ năng với chi phí thấp. Tuy nhiên, bạn nên chăm chỉ học tập mỗi ngày. Nếu không tự kỷ luật bản thân, bạn có thể mất nhiều thời gian để nâng cao trình độ của bản thân.

Học các phím tắt

Sử dụng phím tắt từ các nút bấm trên bàn phím giúp bạn thực hiện công việc nhanh và hiệu quả hơn. 

Vì vậy, hãy cố gắng ghi nhớ và luyện tập dùng phím tắt phổ biến như:

• Ctrl+C để sao chép
• Ctrl+V để dán
• Ctrl+Z để hoàn tác
• Ctrl+Y để làm lại thao tác đã hoàn tác
• Alt+Tab để chuyển đổi cửa sổ

Lời kết

Kỹ năng tin học là yêu cầu xin việc tiêu chuẩn ở nhiều công ty. Mức độ kỹ năng cần thiết sẽ khác nhau tùy thuộc vào mỗi loại hình và nội dung công việc.

Nhưng việc học tập, nâng cao kỹ năng cơ bản liên quan đến sử dụng phần mềm Office và quản lý tệp thường giúp ích rất nhiều trong hầu hết công việc văn phòng.

Hy vọng những kiến thức của bài viết sẽ giúp bạn sớm nâng cao trình độ, tìm được việc làm hoặc thay đổi công việc trong lĩnh vực mới thành công.