Thẻ cư trú (thẻ gai) là giấy tờ tùy thân quan trọng của người nước ngoài tại Nhật. Bạn luôn phải mang theo thẻ bên mình để xuất trình khi cần thiết. Do đó, nếu lỡ làm mất thẻ gai ở Nhật, hãy xin cấp lại thẻ càng sớm càng tốt.

Vậy thủ tục xin cấp lại thẻ gai có phức tạp không? Cùng Mintoku Work tìm hiểu ngay nhé!

Phải làm sao khi mất thẻ cư trú ở Nhật?

Tại sao phải luôn mang theo thẻ cư trú bên mình?

Theo quy định của Đạo luật Kiểm soát Nhập cư, người nước ngoài luôn phải mang theo thẻ cư trú để xuất trình khi được cảnh sát, nhân viên kiểm soát nhập cư,… yêu cầu. Điều này nhằm chứng minh tình trạng cư trú của bạn là hợp pháp.

Nếu không mang theo thẻ cư trú bên mình, bạn có thể bị phạt tiền lên tới 200.000 Yên. Còn nếu không tuân thủ yêu cầu kiểm tra thẻ gai, bạn có thể bị phạt tù tới 1 năm hoặc phạt tiền lên tới 200.000 Yên.

Tuy nhiên, các trường hợp sau có thể được miễn quy định phải luôn mang theo thẻ cư trú:

• Khi bạn đang trong thời gian ủy thác việc gia hạn thời gian lưu trú cho một bên trung gian (phải có giấy tờ chứng minh việc ủy thác thẻ cư trú).
• Những người dưới 16 tuổi.
• Thường trú nhân đặc biệt, có giấy chứng nhận.
• Không phải cư dân trung và dài hạn ở Nhật (ví dụ: khách du lịch, người nước ngoài sang Nhật thăm thân nhân,…).

Lưu ý về thẻ cư trú

Phải xin cấp lại trong vòng 14 ngày nếu làm mất thẻ gai ở Nhật

Để tránh trường hợp có người nhặt được thẻ và dùng cho mục đích xấu, bạn phải trình báo mất thẻ gai sớm tại đồn cảnh sát gần nhất và nộp đơn xin làm lại thẻ gai bị mất ở Cục xuất nhập cảnh, trong vòng 14 ngày kể từ lúc bạn biết mình bị mất.

Công ty không được giữ thẻ cư trú

Chủ lao động có quyền kiểm tra thẻ cư trú và lưu lại thông tin cá nhân của nhân viên, nhưng không được phép giữ lại thẻ, ngay cả khi người lao động đề xuất điều đó.

Cục xuất nhập cảnh có thể nghi ngờ hành vi này là gian lận, hoặc công ty đang thuê người nước ngoài cư trú bất hợp pháp. Do đó, hãy lưu ý nhé!

Các giấy tờ cần thiết để xin cấp lại thẻ cư trú

Bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau để làm lại thẻ gai bị mất:

• Đơn xin cấp lại thẻ cư trú (在留カード再交付申請書)
• Ảnh thẻ (顔写真)
• Giấy tờ chứng minh việc bị mất tài sản (所持を失ったことを証する資料)
• Hộ chiếu (パスポート)
• Đơn xin ghi tên bằng chữ Kanji trên thẻ cư trú, nếu bạn muốn tên mình được viết bằng chữ Kanji (在留カード漢字氏名表記申出書).

Tải mẫu đơn xin làm lại thẻ gai bị mất tại đây.

Tải đơn xin ghi tên bằng chữ Kanji tại đây.

Lưu ý: Nếu bạn ủy quyền làm thủ tục xin cấp lại thẻ cư trú cho người khác, thì phải có thêm giấy ủy quyền.

Ngoài các tài liệu được liệt kê ở trên, nếu bạn được cấp phép tham gia vào các hoạt động khác, ngoài những hoạt động được phép theo tư cách cư trú trước đó, bạn sẽ phải xuất trình giấy phép để tham gia vào các hoạt động khác.

Tìm hiểu thủ tục xin cấp lại thẻ cư trú tại Nhật

Thủ tục xin cấp lại thẻ cư trú

Thực tế, thủ tục xin cấp lại thẻ cư trú rất đơn giản. Chỉ cần trải qua 3 bước sau:

Bước 1: Trình báo việc mất đồ tại đồn cảnh sát

Mục đích của bước này là để xin giấy chứng nhận việc thất lạc đồ (mất tài sản). Đây là một trong số các giấy tờ cần thiết để làm thủ tục xin cấp lại thẻ gai Nhật Bản ở Cục xuất nhập cảnh.

Bạn hoặc người đại diện (có giấy ủy quyền) có thể đến sở cảnh sát địa phương để khai báo.

Lưu ý:

Một số sở cảnh sát cho phép in mẫu đơn báo cáo mất tài sản để điền trước và nộp. 

Bước 2: Đăng ký cấp lại thẻ tại Cục xuất nhập cảnh

Sau khi đã có giấy chứng nhận mất đồ, bạn có thể đến văn phòng Cục quản lý xuất nhập cảnh ở khu vực sinh sống để nộp hồ sơ xin làm lại thẻ gai bị mất.

Giờ tiếp nhận của văn phòng xuất nhập cảnh thường là từ 9:00 đến 16:00 (tùy theo khu vực, có thể nghỉ trưa trong khoảng từ 12:00 đến 13:00).

Bước 3: Nhận thẻ cư trú

Nếu hồ sơ của bạn không có vấn đề gì, bạn sẽ nhận được thẻ cư trú mới ngay trong ngày.

Đa phần trường hợp, thẻ sẽ được cấp trong vòng một giờ, nhưng đôi khi, bạn có thể phải đợi lâu hơn. Đặc biệt là vào khoảng tháng 3, khi số lượng người nhập học và đi làm/chuyển việc tăng lên.

Nếu thẻ cư trú của bạn không được cấp trong cùng ngày, bạn có thể quay lại vào ngày hôm sau. Nhớ mang theo các giấy tờ sau:

• Giấy tiếp nhận hồ sơ
• Hộ chiếu
• Giấy tờ xác minh danh tính

Xin cấp lại thẻ cư trú có mất phí không?

Bạn sẽ không mất phí khi xin cấp lại thẻ cư trú do bị thất lạc. Khoản phí duy nhất cần chi trả là cho việc chụp ảnh thẻ. Tuy nhiên, nếu bạn ủy quyền cho luật sư để xử lý mọi thủ tục xin cấp lại, thì chi phí thuê luật sư có thể lên đến hàng chục nghìn Yên.

Ngoài ra, trường hợp bạn muốn đổi thẻ cư trú vì lý do khác (ngoài lý do bị hư hỏng, biến dạng,…), bạn sẽ phải trả khoản phí 1.600 Yên.

Kết luận

Tóm lại, thẻ cư trú là giấy tờ quan trọng, nên khi làm mất, hãy trình báo cho sở cảnh sát và nộp đơn xin cấp lại sớm nhất có thể bạn nhé!

Các thủ tục có thể phức tạp với những người nước ngoài mới sinh sống ở Nhật. Nếu cảm thấy khó khăn, bạn có thể nhờ người khác làm thủ tục giúp. Những đối tượng sau đây đủ điều kiện để nộp đơn đăng ký giúp người làm mất.

• Người thân sống chung với người đó (16 tuổi trở lên), và cần có giấy tờ chứng minh mối quan hệ.
• Người đại diện hợp pháp của người nộp đơn.
• Người phụ trách trong công ty (đã được xác nhận là trung gian làm thủ tục đăng ký.
• Luật sư, nhân viên hành chính được ủy quyền.

Chúc các bạn thành công nhé!