Nghỉ phép là hệ thống cho phép nhân viên vắng mặt ở nơi làm việc một thời gian vì lý do cá nhân như ốm đau, thương tích, chăm con hoặc người thân lớn tuổi,… trong khi vẫn duy trì hợp đồng lao động.

Trong bài viết này, Mintoku Work sẽ giải thích tất cả những điều bạn cần biết về nghỉ phép ở Nhật.

Thông báo cho cấp trên trước khi nghỉ phép

Phân biệt giữa vắng mặt và nghỉ phép

Lý do, thời hạn và quyền lợi nghỉ phép hay vắng mặt tại nơi làm việc của người lao động là khác nhau. 

Nghỉ phép (休職) là khoảng thời gian nhân viên không làm việc vì lý do cá nhân, như bệnh tâm thần, chấn thương, hoặc nghỉ theo quyết định của công ty/quy định của pháp luật. Đối với trường hợp bệnh tật, nghĩa vụ làm việc thường được miễn trừ nếu có giấy xác nhận từ bác sĩ.

Vắng mặt (欠勤) là việc tạm thời không xuất hiện tại nơi làm việc vì lý do cá nhân. Trong hầu hết các trường hợp, đây là việc xin phép ngắn hạn do bệnh tật đột ngột, hoàn cảnh cá nhân,… Theo nguyên tắc chung, nhân viên sẽ không được trả lương và việc nghỉ làm mà không báo trước sẽ bị coi là vắng mặt trái phép, hay hành vi vi phạm hợp đồng.

Thời gian nghỉ phép đối với từng trường hợp

Thời gian nghỉ phép khác nhau tùy vào lý do nghỉ việc:

Bệnh tâm lý

Khi gặp các triệu chứng bệnh tâm lý như trầm cảm, rối loạn thích ứng,… nhân viên cần điều trị theo phương pháp phù hợp và nghỉ ngơi đầy đủ.

Tùy vào mức độ nghiêm trọng của các triệu chứng, thời gian nghỉ sẽ kéo dài khoảng 1 tháng (đối với trường hợp nhẹ), 3 – 6 tháng (là thời gian trung bình) hoặc thậm chí 1 năm (nếu tình trạng nặng).

Quá trình phục hồi khác nhau tùy vào mỗi người, nên việc xác định thời gian khá khó khăn. Bộ phận nhân sự cần thường xuyên liên lạc với nhân viên, đánh giá tình trạng triệu chứng của họ và thiết lập thời gian nghỉ phép linh hoạt.

Nhân viên có thể xin nghỉ phép khi gặp vấn đề tâm lý

Các bệnh tật và thương tích khác

Các nguyên nhân như bệnh tật hoặc thương tích khác thường có thời gian điều trị kéo dài khoảng 3 tháng đến 1 năm, tùy vào loại và mức độ nghiêm trọng của chấn thương. Nhưng hầu hết các công ty chỉ giới hạn thời gian nghỉ tối đa là 2 năm.

Ví dụ, cùng một vết xương gãy, bạn chỉ cần nghỉ làm 2 đến 3 tháng nếu nhỏ. Nhưng trong trường hợp nghiêm trọng, bạn có thể phải nghỉ ngơi 6 tháng hoặc lâu hơn.

Đặc biệt, nếu phải phẫu thuật, người bệnh cần nhập viện, nghĩa là phải nghỉ làm trong một thời gian dài.

Nhân viên không nên trở lại làm việc quá sớm, tránh làm tăng nguy cơ tái phát và biến chứng. Mặt khác, công ty có trách nhiệm đảm bảo rằng nhân viên có đủ thời gian phục hồi.

Lý do cá nhân

Đối với lý do cá nhân như thi lấy bằng cấp, chăm sóc thành viên gia đình,… thời gian nghỉ có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng, tùy vào trình độ chuyên môn và tác động đến công việc.

Trong trường hợp bạn phải nhận chăm sóc lâu dài, các đơn xin cấp phép sẽ được nộp trong thời gian ngắn (khoảng một tháng, sau đó gia hạn tùy theo tình hình).

Chính sách nghỉ phép chăm sóc cho phép nhân viên được nghỉ tới 93 ngày. Vì vậy, những nhân viên nhận chăm sóc dài hạn nên cân nhắc sử dụng quyền lợi này.

Bộ phận nhân sự nên xem xét các quy định làm việc và các hệ thống khác nhau của công ty, từ đó, thiết lập thời gian nghỉ phép phù hợp theo mục đích nghỉ phép của nhân viên.

Các yếu tố cần cân nhắc khi quyết định thời gian nghỉ phép

3 yếu tố chính ảnh hưởng đến thời gian nghỉ phép của nhân viên là:

Nội quy công ty

Nội quy công ty hoặc hợp đồng lao động có nêu rõ những điều khoản cụ thể liên quan đến việc nghỉ phép. Điều kiện, thời hạn và chế độ lương khi nghỉ phép cần rõ ràng nên phòng nhân sự sẽ quyết định thời gian nghỉ phép dựa trên quy định lao động của công ty.

Ngoài ra, nhiều công ty đặt ra thời gian nghỉ phép khác nhau tùy thuộc vào số năm làm việc. Do đó, những nhân viên lâu năm có nhiều khả năng được hưởng thời gian nghỉ phép dài hơn.

Những yếu tố khác cần xem xét khi quyết định thời gian nghỉ phép bao gồm nhiệm vụ công việc của nhân viên, sắp xếp nhân sự sau khi trở lại làm việc.

Nên giữ giấy chứng nhận từ bác sĩ để xin trợ cấp 

Giấy chứng nhận của bác sĩ

Nếu bạn nghỉ làm vì bệnh tật hoặc thương tích, giấy chứng nhận của bác sĩ là yếu tố quan trọng để công ty quyết định cho bạn nghỉ phép hay không.

Thời gian nghỉ phép được cấp dựa trên loại bệnh và mức độ nghiêm trọng của các triệu chứng ghi trong giấy chứng nhận y tế, cũng như thời gian hồi phục cần thiết về mặt y tế. Ngoài ra, nếu công ty của bạn có bác sĩ chuyên khoa, bạn có thể xin lời khuyên chuyên môn.

Quy định pháp luật

Việc cho nhân viên nghỉ phép phải dựa trên Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động (労働基準法) hoặc Đạo luật Hợp đồng Lao động (労働契約法). 

Ngoài ra, Đạo luật bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động (労働者災害補償保険法) áp dụng cho các chế độ phúc lợi trong quá trình tìm việc và bệnh tật, thương tích liên quan đến công việc.

Công ty cũng như người lao động nên tìm hiểu kỹ luật để bảo vệ quyền lợi của mình.

Chế độ lương thưởng trong thời gian nghỉ phép

Về nguyên tắc, lương thưởng sẽ không được trả trong thời gian nghỉ phép, vì người lao động được miễn nghĩa vụ làm việc. 

Tuy nhiên, bạn có thể nhận một số khoản hỗ trợ như một phần trong chế độ phúc lợi cho nhân viên. Ví dụ: Trợ cấp ốm đau và thương tật bằng 2/3 mức lương tiêu chuẩn hàng ngày; Trợ cấp nghỉ phép trên 60% mức lương trung bình.

Lưu ý: Hãy giữ giấy chứng nhận của bác sĩ để nộp đơn xin trợ cấp ốm đau.

Lời kết

Tùy vào hoàn cảnh, bộ phận nhân sự sẽ thường xuyên trao đổi với nhân viên và gia hạn thời gian nghỉ phép hoặc hỗ trợ khi cần thiết.

Trong trường hợp nhân viên nghỉ do ốm đau hoặc thương tích, cần phải thường xuyên kiểm tra các triệu chứng trong giai đoạn hồi phục. Sau khi kết thúc thời gian nghỉ phép, nhân viên có thể thông báo cho bộ phận nhân sự để quay lại làm việc.