Nắm vững các nguyên tắc xã giao trong kinh doanh là điều mà nhân viên mới bước chân vào thị trường lao động nên có. Bạn nên học từ những điều cơ bản nhất như lời chào, cách chăm sóc vẻ bề ngoài, ứng xử, nghe điện thoại,…

Vậy có những nguyên tắc xã giao trong kinh doanh nào? Hãy cùng Mintoku Work tìm hiểu trong bài viết nhé!

Tác phong của nhân viên văn phòng khi đi làm

Nguyên tắc xã giao trong kinh doanh là gì?

Nguyên tắc xã giao trong kinh doanh (ビジネスマナー) là những cách ứng xử chung cần có, khi làm việc, và tương tác với mọi người bên trong cũng như bên ngoài công ty. Có nhiều người mà nhân viên phải tiếp xúc như khách hàng, đối tác, cấp trên, đồng nghiệp,…

Mỗi người sẽ ở độ tuổi, giới tính và nắm giữ chức vụ khác nhau. Nếu hiểu được các nguyên tắc xã giao, bạn sẽ xây dựng mối quan hệ tốt với nhiều người. 

Vì sao nguyên tắc xã giao trong kinh doanh lại quan trọng?

Lợi ích của việc học nguyên tắc xã giao là:

• Việc giao tiếp trở nên dễ dàng hơn (ngay cả khi người bạn tiếp xúc lớn tuổi hơn và chú trọng đến phép lịch sự);
• Xây dựng mối quan hệ uy tín, đáng tin cậy;
• Tạo ấn tượng tốt (phải thể hiện qua vẻ bề ngoài, cách ứng xử);
• Củng cố hình ảnh thương hiệu cho doanh nghiệp;
• Xây dựng thương hiệu cá nhân của nhân viên.

Nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh

Tránh chỉ trích

Việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người tại công ty sẽ giúp bạn giữ tinh thần thoải mái, nâng cao hiệu suất làm việc. Có nhiều kiểu người khác nhau ở một môi trường, nên việc cảm thấy không thoải mái là điều dễ hiểu.

Tuy nhiên, không nên thể hiện thái độ tiêu cực sau lưng đồng nghiệp, mà hãy giải quyết vấn đề hòa nhã với đối phương. Ngoài ra, nhân viên có thể đề xuất các ý tưởng cải tiến bằng hành động với kế hoạch cụ thể, nhằm giúp công ty phát triển hơn.

Cần chú ý đến vấn đề giao tiếp trong kinh doanh

Chú ý đến vị trí của bạn

Khi nêu bất kì quan điểm gì, hãy ý thức vị trí của mình tại công ty, cũng như trên thị trường lao động.

Bên cạnh nhìn nhận sự việc khách quan, ra quyết định hành động đúng đắn, điều quan trọng là phải hiểu đúng ý khi giao tiếp, giữ khoảng cách phù hợp trong mối quan hệ.

Lắng nghe

Trong quá trình trò chuyện, lắng nghe là điều cần thiết, đồng thời ghi nhớ, tương tác với những gì người khác nói. Hãy gật đầu, giao tiếp bằng mắt, tránh ngắt lời và ghi chép những gì quan trọng.

Lắng nghe nghiêm túc và chân thành giúp mối quan hệ phát triển tự nhiên và ngày càng bền chặt.

Sử dụng kính ngữ

Kính ngữ, khiêm nhường ngữ và ngôn ngữ lịch sự phải được sử dụng phối hợp tùy hoàn cảnh và người mà bạn nói chuyện.

Việc sử dụng các từ ngữ này thể hiện nhận thức của bạn về sự khác biệt vị trí, sự tôn trọng, và thay đổi ấn tượng của người khác đối với bạn.

Giữ biểu cảm tích cực

Dù trao đổi các vấn đề nghiêm túc, hay chỉ trò chuyện bình thường mỗi ngày ở công ty, bạn nên khéo léo lựa chọn từ ngữ nhẹ nhàng, diễn đạt tích cực, giữ giọng nói dịu hơn.

Điều đó sẽ khiến bầu không khí ít nghiêm trọng, bình tĩnh hơn, và giúp bạn chiếm được lòng tin của người khác.

Nguyên tắc tiếp khách, gặp gỡ khách hàng/đối tác

Khi khách ghé thăm

Lịch sự với tất cả khách ghé thăm là nguyên tắc đầu tiên cần ghi nhớ. Hãy chủ động chào hỏi. Đừng quên các điểm sau:

• Luôn tươi cười;
• Không dễ dàng thay đổi thái độ phụ thuộc vào người khác;
• Tránh để người khác chờ đợi;
• Hiểu mục đích ghé thăm của khách và giao tiếp phù hợp, chính xác với từng người.

Khi ghé thăm khách/đối tác

Dưới đây là một số bí quyết chuẩn bị cho việc ghé thăm khách/đối tác:

• Đảm bảo ăn mặc chỉnh tề;
• Chuẩn bị đầy đủ danh thiếp;
• Kiểm tra lỗi cẩn thận trong các giấy tờ, tài liệu mà bạn sẽ trình bày với khách;
• Xác nhận lại những gì bạn nói.

Ngoài ra, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Thông báo tên bạn, tên công ty, phòng ban và tên của người bạn muốn gặp, cũng như mục đích đến thăm của bạn;
• Đúng giờ;
• Ghi lại thông tin liên lạc và điểm đến;
• Không đến sớm hơn dự kiến;
• ​​Cởi áo khoác trước khi gặp mặt người kia;
• Đặt điện thoại di động ở chế độ im lặng.

Tiếp khách tại công ty

Khi trả lời điện thoại

Giao tiếp qua điện thoại và email là hai hình thức phổ biến trong kinh doanh. Vì vậy, những nhân viên mới bắt đầu đi làm cũng cần học cách ứng xử phù hợp qua điện thoại. 

Dưới đây là các quy tắc cần nắm:

• Trả lời điện thoại trong vòng ba hồi chuông;
• Nêu tên công ty, tên phòng ban và tên của bạn;
• Nếu trả lời muộn, sau ba hồi chuông trở lên, hãy nói câu như お待たせしました (xin lỗi vì đã để anh/chị chờ lâu), một cách rõ ràng với âm lượng vừa phải;
• Ghi chép lại cuộc trò chuyện;
• Lặp lại những gì bạn đã nghe nếu cần;
• Đợi người kia cúp máy.

Lưu ý: Khi trả lời điện thoại, bạn không thể nhìn mặt đối phương, nên điều quan trọng là phải nói lịch sự, rõ ràng, và sử dụng giọng nói to hơn bình thường.

Khi hướng dẫn khách ghé thăm tại công ty

Trong các tòa nhà văn phòng lớn, việc hướng dẫn khách tham quan là một vấn đề đáng lưu ý. Đa số khách ghé thăm công ty có thể đã biết họ cần gặp ai và phòng ban, nhưng chưa xác định được tầng nào hay vị trí cụ thể trong tòa nhà.

Vì vậy, sau khi xác nhận mục đích ghé thăm của khách tại quầy lễ tân, bạn nên hướng dẫn khách đến nơi cần thiết, hoặc đưa họ đến tận nơi. 

Vì nhiều khách hàng có thời gian và đã đặt chỗ, nên điều quan trọng là phải liên hệ với phòng ban hoặc người phụ trách có liên hệ với bạn để xác nhận.

Lời kết

Có nhiều nguyên tắc xã giao trong kinh doanh liên quan đến ngoại hình, ngôn ngữ, lời chào, cách viết tài liệu, trả lời điện thoại, quy tắc nơi làm việc,…

Việc học hỏi các phép xã giao sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với người khác. Mặt khác, việc giao tiếp thân thiện có thể nâng cao danh tiếng của công ty, cũng như củng cố thương hiệu cá nhân của bạn.