Một trong những tố chất quan trọng của người nhân viên được đánh giá cao là biết cách sắp xếp luận điểm chính và đưa ra dẫn chứng rõ ràng, khi trao đổi công việc hay phỏng vấn.

Vậy làm sao chúng ta có thể làm được điều này? Đừng bỏ qua kỹ năng hệ thống thông tin theo cấu trúc PREP của người Nhật, mà Mintoku Work sẽ giới thiệu ngay sau đây nhé!

Cấu trúc PREP trong giao tiếp

Cấu trúc PREP là gì?

PREP là viết tắt của các từ tiếng Anh sau đây:

• P＝Point (結論)
• R＝Reason (理由)
• E＝Example (事例、具体例)
• P＝Point（結論を繰り返す)

Khi giao tiếp, thuyết trình theo cấu trúc PREP, bạn sẽ truyền đạt thông tin với thứ tự như sau: khẳng định ý tưởng, đưa ra lý do, ví dụ cụ thể và kết luận lại.

Phân biệt giữa PREP và SDS

Bên cạnh PREP, người Nhật cũng sử dụng cấu trúc SDS (Summary – Details – Summary) khi soạn thảo văn bản và giao tiếp nhằm cung cấp thông tin chi tiết, đầy đủ nhưng vẫn đảm bảo đối phương nhanh chóng nắm bắt được luận điểm chính.

Vậy PREP và SDS khác nhau như thế nào?

Thuyết trình theo cấu trúc PREP

Ưu điểm của cấu trúc PREP

Đây là cấu trúc rất hữu ích khi bạn muốn nội dung bài phát biểu của mình trở nên thuyết phục hơn và truyền đạt đầy đủ thông tin cần thiết trong thời gian ngắn. Cụ thể:

Tăng tính thuyết phục

Theo cấu trúc PREP, bạn sẽ khẳng định quan điểm, sau đó, giải thích lý do và đưa ra ví dụ cụ thể, cuối cùng, lặp lại quan điểm ban đầu. Điều này giúp tạo ấn tượng sâu sắc cho người nghe về những điều quan trọng muốn truyền đạt và tăng tính thuyết phục, sự rõ ràng cho nội dung.

Cô đọng nội dung trong thời gian ngắn

Nhằm tránh trường hợp người nghe cảm thấy không hiểu bạn đang nói gì hoặc yêu cầu giải thích lại nhiều lần, cung cấp thông tin dựa trên cấu trúc PREP sẽ tóm tắt nội dung đầy đủ, súc tích trong thời gian giới hạn, giảm thiểu tương tác không cần thiết và giảm chi phí truyền thông.

Hệ thống thông tin một cách khoa học

Dựa trên cấu trúc PREP, chúng ta có thể nghiên cứu sâu hơn về khởi nguồn của một ý tưởng và những gì có thể làm với ý tưởng đó. Nhờ vậy, kỹ năng giải quyết vấn đề cũng như khả năng trực quan hóa thông tin, sắp xếp dữ liệu theo thứ tự logic được nâng cao.

Nhược điểm của cấu trúc PREP

Cần rèn luyện thường xuyên

Nhiều người có thói quen tư duy và trình bày những gì mình nghĩ nhanh chóng. Vì vậy, khi bắt đầu soạn thảo văn bản (viết email, báo cáo, CV…) hay phát biểu trước đám đông theo cấu trúc PREP, bạn sẽ mất nhiều thời gian để làm quen và hiểu được hết tầm quan trọng của việc sử dụng nó.

Không phù hợp trong một số trường hợp

Trong những tình huống đòi hỏi việc khơi gợi cảm xúc từ người nghe và mất nhiều thời gian trình bày như dịp lễ kỷ niệm, bán hàng, giới thiệu doanh nghiệp,… không nên sử dụng cấu trúc PREP bởi vì không truyền đạt được ý nghĩa nội dung.

Sinh viên có thể gây ấn tượng với kỹ năng giao tiếp logic theo cấu trúc PREP

Mẫu câu điền thông tin vào CV theo cấu trúc PREP

Ví dụ về tự quảng bá bản thân

Tiếng Nhật:

• Point：私はチームワークを大切にし、異なる背景を持つ人々と協力して目標を達成することが得意です。
• Reason：大学時代に学生団体でのプロジェクトリーダーを務めた経験があり、そこでチームの多様性を生かしたプロジェクト管理と目標達成の方法を学びました。
• Example：特に記憶に残っているのは、国際文化交流イベントの企画で、異なる文化背景を持つ学生たちと協力して、100人以上の参加者を集めるイベントを成功させたことです。この経験を通じて、異文化間のコミュニケーションや協働の重要性を深く理解しました。
• Point：このような経験から、チームの一員として、またリーダーとしても、さまざまな状況での課題解決に貢献できると自負しています。

Dịch nghĩa:

• Point: Tôi coi trọng tinh thần làm việc nhóm và có khả năng làm việc với nhiều người khác nhau để cùng đạt được mục tiêu chung.
• Reason: Trong khoảng thời gian theo học đại học, tôi từng đảm nhiệm vai trò trưởng nhóm dự án của một tổ chức sinh viên. Nhờ vậy, tôi học được cách quản lý dự án và phát huy điểm mạnh của mỗi thành viên để đạt được mục tiêu.
• Example: Trải nghiệm đáng nhớ nhất của tôi là lên kế hoạch cho một sự kiện giao lưu văn hóa quốc tế. Tôi đã cộng tác với nhiều sinh viên đến từ các quốc gia khác nhau. Sự kiện may mắn tổ chức thành công, thu hút hơn 100 người tham dự. Qua trải nghiệm này, tôi rút ra bài học sâu sắc về tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp và hợp tác liên văn hóa.
• Point: Dựa trên những kinh nghiệm này, tôi tin rằng tôi có thể góp phần giải quyết vấn đề trong nhiều tình huống khác nhau, dù ở vai trò là thành viên nhóm hay người lãnh đạo.

Ví dụ về động lực nộp đơn

Tiếng Nhật:

• Point：御社の革新的な取り組みに魅力を感じ志望させていただきました。
• Reason：御社が社会問題の解決に向けてイノベーションを重視し、特に環境保護と持続可能性に力を入れている点に強く共感します。私の大学での研究と、地域社会での環境保全活動における経験が、御社の目標達成に貢献できると信じています。
• Example：大学では、持続可能な資源管理に関する研究プロジェクトに携わり、その成果を国際会議で発表しました。また、地域社会でのリサイクル促進プログラムを立ち上げ、実際にコミュニティの環境意識向上に貢献しました。
• Point：入社後は、環境保護に関わる事業によって社会貢献を果たし、さらに御社の持続可能な発展に貢献したいと考えています。

Dịch nghĩa:

• Point: Tôi bị thu hút bởi những sáng kiến ​​đổi mới của công ty anh/chị, nên quyết định ứng tuyển.
• Reason: Tôi rất ấn tượng khi nhận thấy công ty anh/chị chú trọng xây dựng chính sách đổi mới nhằm giải quyết các vấn đề xã hội, đặc biệt tập trung vào bảo vệ môi trường bền vững. Tôi tin rằng kiến thức từ trường đại học và kinh nghiệm trong các hoạt động bảo tồn môi trường ở cộng đồng địa phương sẽ giúp tôi góp phần đạt được mục tiêu của công ty quý anh/chị.
• Example: Khi còn học đại học, tôi từng tham gia dự án nghiên cứu quản lý tài nguyên bền vững và kết quả được trình bày tại một hội nghị quốc tế. Nhóm tôi đã triển khai chương trình khuyến khích hoạt động tái chế trong cộng đồng địa phương, và góp phần nâng cao nhận thức về môi trường của cộng đồng.
• Point: Sau khi gia nhập công ty, tôi mong muốn đóng góp cho xã hội thông qua hoạt động kinh doanh liên quan đến bảo vệ môi trường và góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.

Ví dụ về điểm mạnh

Tiếng Nhật:

• Point: 私の強みはリーダーシップです。
• Reason: アルバイト先での経験を通じて、このスキルを培ってきました。
• Example: 飲食店で働いていた際、シフトが月1回の提出で、融通が効かないことに不満を持つスタッフが多くいました。

そこでバイトリーダーとして店長に2週間に1回提出への切り替えと、1ヶ月前に提出したスタッフに対しては具体的に感謝の言葉を伝えることを提案しました。

これにより、サークルや学業で忙しいスタッフが働きやすくなり、もともとのシフト提出方法に不満が無かったスタッフもモチベーションを高めてくれました。

• Point: 貴社においても、不満や課題を迅速に発見し、具体的な解決案を提案することで、プロジェクトの成功に貢献したいと考えています。

Dịch nghĩa:

• Point: Điểm mạnh của tôi là kỹ năng lãnh đạo.
• Reason: Tôi đã phát triển khả năng này trong quá trình làm việc bán thời gian.
• Example: Khi tôi làm việc tại một nhà hàng, nhiều nhân viên không hài lòng vì phải đăng ký ca làm việc mỗi tháng một lần và không thể thay đổi lịch trình linh hoạt.

Vì vậy, với tư cách là trưởng nhóm nhân viên bán thời gian, tôi đã đề xuất với người quản lý cửa hàng về việc tăng tần suất đăng ký ca làm việc lên mỗi hai tuần một lần và cảm ơn những nhân viên nộp đăng ký trước một tháng.

Điều này giúp những sinh viên bận rộn với hoạt động câu lạc bộ hoặc việc học có thể dễ dàng sắp xếp ca hơn và cũng nâng cao động lực của những nhân viên không hài lòng với hình thức đăng ký ca làm việc trước đây.

• Point: Tôi cũng muốn góp phần vào sự thành công của dự án này thông qua khả năng xác định mâu thuẫn tiềm ẩn hoặc các vấn đề khác nhanh chóng, và đề xuất giải pháp cụ thể.

Kết luận

Tổ chức thông tin theo cấu trúc PREP không chỉ được khuyến khích trong hoạt động giao tiếp hàng ngày ở công sở, mà còn trong các tình huống trang trọng hơn như thuyết trình, gửi email, báo cáo,…

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng cấu trúc trên khi trình bày thông tin CV/Entry Sheet và phỏng vấn, nhằm gây ấn tượng về sự rõ ràng và súc tích của nội dung.