Thông thường, khi công ty Nhật tuyển dụng Tokutei, họ sẽ thông qua một bên trung gian (như nghiệp đoàn).

Nghiệp đoàn không chỉ đảm nhiệm việc thu hút, tìm người phù hợp, mà còn hỗ trợ công ty tiếp nhận làm hồ sơ, quản lý nhân viên, ổn định cuộc sống cho người lao động nước ngoài sau khi sang Nhật.

Tuy nhiên, một số công ty Nhật không nhờ sự giúp đỡ của nghiệp đoàn, mà có nhân viên hỗ trợ nội bộ (Shien) của công ty tiếp nhận và quản lý Tokutei. Vậy công việc của Shien cụ thể là gì? Cùng Mintoku Work tìm hiểu ngay sau đây!

Người nước ngoài làm việc tại Nhật

Quy định về việc tiếp nhận Tokutei Ginou

Theo hướng dẫn tiếp nhận Tokutei Ginou do Nyukan công bố, công ty có quyền ủy thác hoặc tự quản lý nội bộ, nhưng phải đảm bảo cung cấp hỗ trợ đầy đủ liên quan đến công việc, cuộc sống cho người lao động nước ngoài.

Khi lựa chọn phương án tự quản lý, hỗ trợ nội bộ, công ty cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Phải có hồ sơ tuyển dụng và quản lý lao động nước ngoài (thực tập sinh kỹ thuật, Tokutei Ginou, kỹ sư,…) đúng quy định trong vòng 2 năm gần nhất.
• Có người quản lý hỗ trợ và nhân viên hỗ trợ nội bộ (Shien) đảm nhiệm công việc.
• Có phiên dịch viên/biên dịch viên hoặc người trong công ty có thể trao đổi với lao động nước ngoài bằng ngôn ngữ mà họ hiểu (ví dụ: tiếng Anh, tiếng mẹ đẻ).
• Tạo và lưu trữ hồ sơ như tài liệu xin cấp tư cách cư trú cho Tokutei Ginou người nước ngoài, thăm hỏi thường xuyên, thông báo định kỳ cho Nyukan,… ít nhất 1 năm sau khi hợp đồng lao động kết thúc.
• Lập kế hoạch hỗ trợ phù hợp cho người lao động nước ngoài.
• Không vi phạm luật lưu trú hoặc luật lao động trong vòng 5 năm trở lại.

Công việc của Shien là gì?

Tương tự như các bộ phận khác trong công ty, Shien được chia theo cấp bậc và đảm nhiệm công việc khác nhau:

Đối với quản lý Shien

Quản lý Shien là người giám sát nhân viên hỗ trợ, chịu trách nhiệm với những vấn đề sau:

• Xây dựng kế hoạch hỗ trợ cho lao động Tokutei nước ngoài.
• Quản lý nhân viên Shien và các nhân viên khác tham gia công tác hỗ trợ.
• Giám sát tiến độ hỗ trợ người nước ngoài.
• Thông báo về tình hình cung cấp hỗ trợ.
• Tạo và lưu trữ hồ sơ liên quan đến trạng thái hỗ trợ.
• Liên lạc và phối hợp với các bộ, cơ quan quản lý hệ thống, quản lý doanh nghiệp cũng như các tổ chức liên quan khác.
• Tất cả các nhiệm vụ hỗ trợ cần thiết khác

Tạo và lưu trữ tài liệu liên quan đến việc hỗ trợ

Đối với nhân viên Shien

Dựa trên kế hoạch hỗ trợ do quản lý đề xuất, nhân viên Shien sẽ thực hiện các nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu.

Lưu ý: Quản lý Shien và nhân viên Shien có thể là cùng một người, tùy sự phân công của công ty.

Ai có thể trở thành quản lý/nhân viên Shien? 

Trước tiên, quản lý và nhân viên Shien thường là hai vị trí công việc toàn thời gian. Người được chọn có thể nằm trong ban giám đốc điều hành, đội ngũ nhân viên của công ty hoặc thuê mới hoàn toàn.

Trong trường hợp nhân viên làm một công việc khác tại công ty được chuyển sang đảm nhận các nhiệm vụ hỗ trợ, công ty sẽ điều chỉnh khối lượng công việc cho người đó.

Nếu nhân viên Shien được thuê mới bên ngoài, Nyukan khuyến khích các công ty nên tuyển dụng người có thể thực hiện công việc ổn định, nhưng không quy định phải làm việc toàn thời gian hay bán thời gian.

Yêu cầu để trở thành quản lý/nhân viên Shien

Tùy mỗi công ty, yêu cầu công việc có thể khác nhau. Nhưng nhìn chung, quản lý/nhân viên Shien nên đáp ứng các tiêu chí sau:

• Có kinh nghiệm cung cấp dịch vụ tư vấn cuộc sống (liên quan đến hợp đồng, vấn đề trong cuộc sống hàng ngày,…), khảo sát thường xuyên với cư dân trung và dài hạn trong vòng 2 năm trở lại.
• Ưu tiên người có thể làm việc toàn thời gian và không thuộc bộ phận/tổ chức giám sát người lao động nước ngoài nào (ví dụ: nghiệp đoàn) khác.
• Luôn đưa ra phản hồi trung lập ngay cả khi công ty tiếp nhận và Tokutei Ginou xảy ra mâu thuẫn.

Shien là cầu nối giữa công ty tiếp nhận và Tokutei

Những giấy tờ mà Shien chịu trách nhiệm thực hiện

Việc tiếp nhận Tokutei Ginou đòi hỏi phải nộp các giấy tờ cần thiết cho Nyukan. Và Shien sẽ chịu trách nhiệm thực hiện. Các giấy tờ bao gồm:

• Thông báo thay đổi kế hoạch hỗ trợ (支援計画の変更に係る届出書)
• Kế hoạch hỗ trợ mới (新しい支援計画書)
• Thông báo về hợp đồng hỗ trợ của tổ chức tiếp nhận người có kỹ năng cụ thể (特定技能所属機関による支援委託契約に係る届出)
• Tóm tắt thông tin về công ty tiếp nhận (特定技能所属機関概要書)
• Biểu đồ cơ cấu tổ chức của công ty tiếp nhận (受け入れ企業の組織図)

Kết luận

Tóm lại, nhiệm vụ chính của Shien là cung cấp hỗ trợ toàn diện cho Tokutei Ginou, nhằm giúp họ sớm ổn định cuộc sống và đảm bảo làm việc lâu dài.

Các hạng mục hỗ trợ bắt buộc bao gồm định hướng lối sống, cung cấp cơ hội học tiếng Nhật, hướng dẫn thủ tục hành chính,… Ngoài ra, nếu có hỗ trợ tự nguyện, thì phải nêu rõ trong kế hoạch.