Trên thực tế, không có tiêu chuẩn rõ ràng cho việc đánh giá khả năng quản lý thời gian của một người là tốt hay không tốt. 

Tuy nhiên, trong công việc, kết quả sẽ thể hiện rõ khả năng kiểm soát, quản lý thời gian, bên cạnh những nỗ lực của bạn.

Vậy làm sao để quản lý thời gian hiệu quả? Cách tận dụng thời gian trong lúc bận rộn là gì? Cùng Mintoku Work tìm hiểu ngay nhé!

Nhân viên văn phòng phải quản lý thời gian chặt chẽ

Đặc điểm của người không giỏi quản lý thời gian

Khả năng ưu tiên kém

Khi gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên, những người không giỏi quản lý thời gian sẽ làm bất cứ điều gì ưa thích vào thời điểm đó, hoặc lãng phí thời gian vào những việc không cần phải làm ngay lập tức.

Kết quả là, bạn có thể thấy mình rơi vào tình huống cảm thấy có rất nhiều việc phải làm nhưng lại không có đủ thời gian.

Chọn phương pháp dễ dàng

Những mục tiêu học tập hoặc ăn kiêng được quyết định ngay lập tức thường cho bạn động lực, và tin rằng bản thân có thể cố gắng hết sức. Tuy nhiên, kết quả đạt được phải dựa trên phương pháp áp dụng phù hợp. 

Ngoài ra, các mục tiêu cần được thực hiện một cách thông minh, nghiêm túc, và tránh lãng phí thời gian.

Những người có xu hướng không cam kết với mục tiêu đặt ra, có thể được cho là kém trong việc quản lý thời gian, nghĩa là họ không thể kiểm soát và sử dụng thời gian theo cách họ muốn.

Cách tận dụng thời gian hiệu quả

Xác định những gì muốn làm/cần làm

Hãy lập danh sách những việc cần làm trong cuộc sống cá nhân, công việc, học tập để thăng tiến sự nghiệp, phát triển bản thân,…

Bên cạnh đó, chúng ta cũng nên duy trì một danh sách những ý tưởng, liên quan đến sở thích, hoạt động chung với gia đình/bạn bè, công việc phụ,…

Những việc cần làm và muốn làm sẽ giúp định hướng cuộc sống của bạn tốt hơn. 

Kỹ năng quản lý thời gian giúp làm được nhiều việc hơn

Đặt ra thời hạn và mục tiêu cho công việc

Nhiều người thường cảm thấy những nhiệm vụ bắt buộc hàng ngày (trong công việc, học tập) phiền phức, và luôn có xu hướng trì hoãn. Để tránh tình trạng đó, bạn nên xác định rõ mục tiêu, thời điểm đạt được mục tiêu và chuẩn bị kế hoạch cẩn thận.

Hãy đặt mục tiêu cho cả những nhiệm vụ đơn giản, như “Tôi muốn đạt x điểm trong bài kiểm tra TOEIC vào ngày x” (〇月〇日のTOEICの試験で〇点とる).

Ưu tiên và lập kế hoạch

Tất nhiên, chúng ta không thể làm tất cả mọi việc cùng lúc, nên khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên là điều rất quan trọng.

Thông thường, mọi người sẽ ưu tiên việc “phải làm” trước việc “muốn làm”, đồng thời, phân bổ thời gian theo đơn vị từ một ngày đến một tuần.

Đối với những mục tiêu đòi hỏi nỗ lực liên tục trong khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như học tập hoặc ăn kiêng, cần có một kế hoạch trung đến dài hạn, sau đó tính ngược lại để chia nhỏ thành kế hoạch hàng ngày.

Nâng cao sự tập trung

Khi làm việc, hãy cố gắng loại bỏ mọi yếu tố gây xao nhãng từ môi trường xung quanh, tạo ra môi trường không cho bất kỳ thông tin nào xâm nhập và ngủ đủ giấc để giữ não bộ, cơ thể luôn trong tình trạng tốt.

Những công việc đòi hỏi sự tập trung nên được thực hiện vào buổi sáng khi đầu óc minh mẫn.

Thức dậy sớm

Thức dậy sớm cũng là một thói quen tốt mà nhiều người thành công duy trì. Buổi sáng thường là thời điểm mà đầu óc con người minh mẫn nhất, nên bạn có thể sắp xếp lại các đầu việc quan trọng, duy trì cuộc sống khỏe mạnh, thư thái.

Dậy sớm sẽ giúp bạn có thêm thời gian cho bản thân

Bí quyết có thêm thời gian trong giai đoạn bận rộn

Tình trạng cảm thấy có quá nhiều việc phải làm và không có đủ thời gian, không phải vấn đề của riêng ai. Dưới đây là những bí quyết giúp gia tăng thêm vốn thời gian:

Quyết định phân bổ thời gian

Hình dung rõ về cách phân bổ thời gian hiện tại, xác định những điều cần làm, điều không nên làm và tận dụng thời gian rảnh để sáng tạo thêm.

Bạn nên viết ra lượng thời gian bạn dành mỗi ngày cho các đầu việc, phân loại theo hai tiêu chí: tính cấp bách và tính quan trọng. 

Ví dụ:

• A: Khẩn cấp và quan trọng (ví dụ: ôn luyện cho kỳ thi lấy chứng chỉ sắp tới);
• B: Không khẩn cấp nhưng quan trọng (ví dụ: hoạt động kết nối với gia đình và bạn bè);
• C: Khẩn cấp nhưng không quan trọng (ví dụ: tiệc rượu công ty mà bạn không hứng thú);
• D: Không khẩn cấp cũng không quan trọng (ví dụ: thời gian dành để lướt mạng xã hội hoặc YouTube).

Những nhiệm vụ thuộc nhóm A, B nên được ưu tiên. Mặt khác, những nhiệm vụ thuộc nhóm C, D phải được tiết chế. Đặc biệt, khi giảm các nhiệm vụ nhóm D (không khẩn cấp cũng không quan trọng), bạn sẽ có nhiều thời gian dành cho bản thân, hoạt động được ưa thích hơn.

Tận dụng thời gian rảnh và thời gian làm nhiều việc cùng lúc

Đối với những người bận rộn và khó có được khoảng thời gian rảnh, bạn nên tận dụng hiệu quả khoảng thời gian ít ỏi trong cuộc sống hàng ngày, từ đó, tìm cách chia nhỏ thời gian ra.

Ví dụ, nếu bạn có thể dành 5 đến 10 phút rảnh rỗi, chẳng hạn như thời gian giữa các cuộc hẹn hoặc ngay trước khi đi ngủ vào ban đêm, hãy sử dụng ứng dụng kiểm tra tin tức hoặc email.

Nhiều nhiệm vụ nhỏ được thực hiện cùng lúc giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian. Ví dụ, khi chuẩn bị đi làm vào buổi sáng hoặc làm việc nhà, bạn có thể thu thập thông tin từ phương tiện âm thanh hoặc YouTube.

Ứng dụng công nghệ tiết kiệm thời gian

Bằng cách ứng dụng các tiện ích, thiết bị công nghệ tiện lợi vào đời sống, bạn có thể giảm thời gian cho việc dọn dẹp hoặc thói quen hằng ngày.

Ví dụ, hãy cố gắng tích hợp các thiết bị gia dụng giúp công việc nhà trở nên dễ dàng hơn, chẳng hạn như máy rửa chén, máy hút bụi robot và máy giặt có chức năng sấy.

Lời kết

Trong bài viết này, Mintoku Work đã chia sẻ những bí quyết giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian. Hy vọng những thay đổi trong thói quen sẽ giúp các bạn cân bằng cuộc sống – công việc tốt hơn và có thêm thời gian cho những sở thích của mình.