Khi làm việc ở môi trường chuyên nghiệp, đặc biệt là những vị trí kinh doanh hay bán hàng, bạn sẽ khó tránh khỏi nhiệm vụ viết email đặt lịch hẹn.

Vậy làm sao để viết email hiệu quả, giúp tăng tỷ lệ đồng ý từ khách hàng? Cùng Mintoku Work tìm hiểu nhé!

Email là hình thức giao tiếp hiệu quả trong công việc

Email cuộc hẹn là gì?

Mặc dù có nhiều cách khác nhau để hẹn gặp mặt đối tác, khách hàng như trao đổi trực tiếp, liên hệ qua điện thoại,… nhưng nhiều người có xu hướng sử dụng email, vì những lợi ích như:

• Có thể gửi cho nhiều người cùng một lúc;
• Không tốn nhiều công sức;
• Người gửi có thể gửi vào bất kỳ thời điểm nào, và người nhận có thể kiểm tra khi họ rảnh, mà không làm gián đoạn công việc;
• Nội dung email được lưu trữ lại, thuận tiện cho việc xem lại, nên khó xảy ra nhầm lẫn.

Những lưu ý khi viết email đặt lịch hẹn

Kiểm tra xem khách hàng mới hay cũ

Nếu bạn đang gửi email cho một khách hàng lần đầu liên lạc, hãy cho họ biết bạn là ai và mục đích liên hệ là gì, nhằm xóa bỏ sự nghi ngờ, đề phòng. Đừng quên chú ý cách diễn đạt, lựa chọn từ ngữ phù hợp (ví dụ: sử dụng kính ngữ, ngôn từ lịch sự,…).

Trong trường hợp người bạn liên hệ là đối tác, khách hàng cũ, điều đó có nghĩa là hai bên đã hiểu nhau ở mức độ nhất định. Bạn không cần giao tiếp quá cứng nhắc, nhưng phải đảm bảo sự tôn trọng và viết đúng chính tả, cung cấp thông tin chuẩn xác, nhằm giúp quá trình mua bán diễn ra suôn sẻ hơn.

Cấu trúc email

• Chủ đề: Nhiều người sẽ quyết định có xem email hay không tùy vào tiêu đề. Do đó, hãy viết chủ đề hấp dẫn, đề cập đến mục đích hoặc lợi ích rõ ràng.
• Người nhận: Nếu không biết tên người nhận, bạn nên tìm hiểu vị trí công việc mà họ phụ trách và viết thông tin liên quan, ví dụ: Gửi nhà tuyển dụng (採用ご担当者様), gửi kế toán (経理ご担当者様).
• Lời chào/Giới thiệu: Khi mới lần đầu liên hệ, bạn có thể nói 初めてご連絡いたします (đây là lần đầu tiên tôi liên hệ với anh/chị), sau đó, giới thiệu bản thân và giải thích ngắn gọn về công ty. 
• Mục đích gửi email: Mô tả sơ lược về hoàn cảnh, đề xuất sản phẩm/dịch vụ, ưu/nhược điểm so với các công ty khác, lợi ích khách hàng nhận được, ngày mong muốn gặp mặt, thông tin liên hệ,…
• Kết thúc: Cảm ơn và hy vọng đối tác, khách hàng xem xét.
• Ký tên: Phần này phải bao gồm thêm thông tin liên hệ, trang web công ty, URL sản phẩm/dịch vụ,…

Ghi chú lại thời gian gặp mặt khách hàng

Mẫu email cuộc hẹn/bán sản phẩm, dịch vụ

Trường hợp khách hàng mới

【件名】

弊社サービス〇〇ご紹介について面談のお願い（会社名/名前）

【本文】

株式会社〇〇

○○様

突然のご連絡にて失礼いたします。

私、株式会社○○で○○というサービスを担当しております、○○と申します。

貴社のホームページを拝見し、貴社の事業において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。

弊社では、○○業界のお客さまを中心に○○を導入いただいており、これまでに○○件の導入事例と○○を最大で○％改善した実績がございます。

同様の課題を貴社がお持ちであれば、直接ご説明にお伺いしたいと考えております。

下記の日程でご都合の良いお日にちはございますでしょうか。

=====================

＜候補日程＞

・○月○日（曜日）　○：○○

・○月○日（曜日）　○：○○

・○月○日（曜日）　○：○○

=====================

当日は、サービス内容の詳細や他社での導入事例、貴社でのご活用イメージなどをお話しできればと考えております。なお、1時間程度を予定しております。

上記日程で差し支えなければ、大変お手数ですがご都合のいい日程をお知らせいただければ幸いでございます。

ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

【Chủ đề】

Hẹn gặp mặt để giới thiệu dịch vụ của chúng tôi (tên/tên công ty)

[Văn bản chính]

Công ty TNHH 〇〇

Kính gửi Anh/Chị.

Trước tiên, xin thứ lỗi cho tôi vì đã liên lạc đột xuất.

Tên tôi là ○○, hiện đang phụ trách vị trí nhân viên bán dịch vụ ○○ tại Công ty TNHH ○○.

Tôi tình cờ tìm thấy trang web của công ty anh/chị và tin rằng dịch vụ của chúng tôi là giải pháp hỗ trợ cho sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, tôi muốn kết nối với anh/chị.

Tệp khách hàng chính của dịch vụ ○○, do công ty chúng tôi cung cấp, chủ yếu thuộc ngành ○○, triển khai trong lĩnh vực ○○. Hầu hết công ty hợp tác với chúng tôi để triển khai ○○ cho đến nay, đã đạt được những cải tiến ○○ lên tới ○○%.

Nếu công ty của quý anh/chị cũng đang gặp phải những thách thức tương tự, chúng tôi rất mong muốn có cơ hội trao đổi trực tiếp để thảo luận sâu hơn về vấn đề này.

Không biết trong lịch trình sau đây, có ngày nào tiện cho anh/chị không?

=====================

<Ngày gặp mặt đề xuất>

・Ngày ○ tháng ○ (ngày trong tuần) ○ : ○○

・Ngày ○ tháng ○ (ngày trong tuần) ○ : ○○

・Ngày ○ tháng ○ (ngày trong tuần) ○ : ○○

=====================

Trong buổi gặp mặt, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các gói dịch vụ, ví dụ về quy trình triển khai tại các công ty khách hàng trước đây, và cách sử dụng dịch vụ này tại công ty anh/chị. Cuộc gặp dự kiến ​​kéo dài khoảng một giờ.

Nếu anh/chị có thời gian vào những ngày trên, rất mong anh/chị chia sẻ chi tiết hơn về khung giờ thuận tiện.

Tôi xin lỗi vì đã làm phiền trong thời gian bận rộn này, nhưng tôi rất mong nhận được sự quan tâm từ quý anh/chị.

Viết email cuộc hẹn ấn tượng giúp tăng tỷ lệ đàm phán thành công

Trường hợp khách hàng cũ

【件名】

弊社サービス〇〇のご案内（会社名/名前）

【本文】

株式会社〇〇

○○様

お世話になっております。株式会社○○の○○です。

先日はお電話にてお時間をいただき、誠にありがとうございました。

今回は、お電話の際にお伺いした貴社の課題について、弊社が運営する○○というサービスを利用することで解決できると思い、ご連絡を差し上げております。

もしよろしければ、直接ご説明させていただきたいのですが、下記日時のご都合はいかがでしょうか？

=====================

【日程の候補】

・○月○日（曜日）　○：○○

・○月○日（曜日）　○：○○

・○月○日（曜日）　○：○○

=====================

当日は、サービス内容の詳細や他社での導入事例、貴社でのご活用イメージなどをお話しできればと考えております。なお、ご訪問は1時間程度を予定しております。

上記日程で差し支えなければ、大変お手数ですがご都合のいい日程をお知らせいただければ幸いでございます。

ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

【Chủ đề】

Thông tin về dịch vụ 〇〇 của chúng tôi (tên/tên công ty)

[Văn bản chính]

Công ty TNHH 〇〇

Gửi Anh/Chị.

Trước tiên, xin chân thành cảm ơn sự ủng hộ của quý anh/chị suốt thời gian qua. Tôi là ○○ từ Công ty TNHH ○○.

Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã dành thời gian gọi điện cho tôi vào hôm trước.

Lần này, tôi liên hệ với anh/chị vì muốn đề xuất gói dịch vụ ○○ do công ty chúng tôi cung cấp. Tôi tự tin đây chính là giải pháp hiệu quả cho vấn đề mà anh/chị đã đề cập đến qua cuộc gọi. 

Nếu anh/chị không phiền, tôi muốn gặp mặt trực tiếp để giải thích chi tiết. Không biết trong những khung giờ và ngày sau, có thời điểm nào thuận tiện với anh/chị không?

=====================

<Ngày gặp mặt đề xuất>

・Ngày ○ tháng ○ (ngày trong tuần) ○ : ○○

・Ngày ○ tháng ○ (ngày trong tuần) ○ : ○○

・Ngày ○ tháng ○ (ngày trong tuần) ○ : ○○

=====================

Tại buổi thảo luận hôm đó, tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về dịch vụ, quy trình triển khai tại các công ty khác, cũng như cách ứng dụng dịch vụ tại công ty anh/chị. Cuộc gặp dự kiến ​​kéo dài khoảng một giờ.

Nếu anh/chị có thời gian vào những ngày trên, rất mong anh/chị chia sẻ chi tiết hơn về khung giờ thuận tiện.

Tôi xin lỗi vì đã làm phiền trong thời gian bận rộn này, nhưng tôi rất mong nhận được sự quan tâm từ quý anh/chị.

Email cảm ơn sau khi khách hàng đồng ý gặp mặt

【件名】

お打ち合わせの御礼（会社名/指名）

【本文】

株式会社〇〇

○○様

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

この度はお忙しい中、お打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございます。

ご返信いただいた日時にて、貴社へお伺いさせていただきます。

日程：〇月〇日（曜日）〇：〇〇～〇：〇〇

場所：貴社 東京本社ビル

訪問者：営業部〇〇、〇〇

日程変更をご希望の場合は、お手数ですがご連絡いただけますと幸いです。

また、当日に詳しく聞きたい内容等ございましたらお気兼ねなくお申しつけください。

それでは、当日はどうぞよろしくお願いいたします。

【Chủ đề】

Cảm ơn sự hợp tác của anh/chị (tên công ty/chức danh)

[Văn bản chính]

Công ty TNHH 〇〇

Gửi Anh/Chị.

Cảm ơn sự ủng hộ của anh/chị. Tôi là 〇〇 từ Công ty TNHH 〇〇.

Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã dành thời gian trong lịch trình bận rộn của mình để gặp mặt tôi.

Tôi chắc chắn sẽ đến địa điểm hẹn vào ngày và giờ mà anh/chị xác nhận.

Ngày: Ngày 〇 tháng 〇 (ngày trong tuần) 〇：〇〇～〇：〇〇

Địa điểm: Tòa nhà trụ sở chính của công ty anh/chị tại Tokyo

Bộ phận: Phòng Kinh doanh 〇〇、〇〇

Nếu anh/chị cần thay đổi ngày, vui lòng liên hệ lại với tôi.

Ngoài ra, nếu có bất kỳ thông tin gì mà anh/chị cần tôi chia sẻ chi tiết vào ngày hôm đó, hãy phản hồi lại để tôi chuẩn bị.

Cuối cùng, tôi rất mong đợi được gặp mặt anh/chị vào thời gian trên.

Lời kết

Mục đích của các cuộc gặp mặt với đối tác, khách hàng là để bán sản phẩm/dịch vụ do công ty bạn cung cấp. Vì vậy, ngay từ bước gửi email, hãy thể hiện sự chuyên nghiệp, cẩn thận để gây ấn tượng tốt, cũng như tăng tỷ lệ đàm phán thành công nhé!

Hy vọng những email mẫu mà Mỉntoku Work cung cấp sẽ giúp ích cho bạn.